Managementinfo 2. Quartal 2018

Gründungsfahrplan – Der Business Plan als Ausgangspunkt für eine erfolgreiche Unternehmensgründung

Aller Anfang ist schwer – das gilt auch für die Gründung eines Unternehmens und noch vielmehr für die Entwicklung hin zu einem erfolgreichen Unternehmen. Damit zumindest die ersten Schritte leichter fallen, zeigen wir in unserer Artikelserie „Gründungsfahrplan“ in der Management-Info, worauf es für Gründer bzw. in einem Start-up ankommt. Beleuchtet werden dabei betriebswirtschaftliche, juristische und steuerliche Themenstellungen, an denen junge Unternehmen – ganz unabhängig von der Branche – typischerweise nicht vorbeikommen. Der Business Plan als Ausgangspunkt für die erfolgreiche Unternehmensgründung soll auch der Startpunkt der Artikelserie sein.

Business Plan als „Fahrplan“ für das Unternehmen

Ein Business Plan ist die in Worte gefasste Darstellung der Geschäftsidee des Unternehmens, welche nicht nur die Chancen und das Potential der eigenen Tätigkeit zeigt, sondern auch auf die notwendigen Voraussetzungen aufmerksam macht und die damit verbundenen Risiken benennt. Aus dieser Vielfalt ergibt sich, dass mit der Erstellung eines Business Plans ein beträchtlicher Aufwand verbunden ist. Dafür bietet ein guter und sorgfältig aufbereiteter Business Plan auch Richtwerte sowie Anhaltspunkte für spätere Entscheidungen im Lebenszyklus des Unternehmens. Selbst wenn der Business Plan als Grundstein für die Führung des Unternehmens betrachtet werden kann, so vermittelt er trotzdem kein starres Konzept und es ist angebracht, den Business Plan wie die dahinter stehende Strategie auch in Zukunft immer wieder zu überdenken und anzupassen. Nicht zuletzt wenn man als junges Unternehmen Kapitalgeber finden möchte oder eine Förderung beantragt, wird ein Business Plan benötigt. In einem späteren Stadium – etwa bei strukturellen Änderungen in Form von Beteiligungen durch Investoren – wird typischerweise auch ein Business Plan verlangt.

Business Plan durchleuchtet das eigene Unternehmen

Ein Business Plan bildet die Grundlage für die unternehmerische Zielsetzung und bietet Informationen über Geschäftsidee, Strategien und Maßnahmen, rechtliche und sonstige Rahmenbedingungen, angebotene und geplante Produkte bzw. Dienstleistungen usw. Hinzu kommen noch Auskünfte über die besonders relevanten Punkte Liquidität und Finanzierung, die beispielsweise im Zusammenhang mit der Aufnahme von Fremdkapital immer eine große Rolle spielen. Da mithilfe eines Business Plans das ganze Unternehmen durchleuchtet wird, ist nicht verwunderlich, dass neben dem Eigentümer als Strategieträger regelmäßig auch das Controlling von einem durchdachten Business Plan profitiert, da die operative Umsetzung der strategischen Ziele regelmäßig besser gelingt, wenn das Bild des Unternehmens im Ganzen gut strukturiert ist. Wertvolle Datenquellen für die Erstellung eines Business Plans finden sich regelmäßig in der Buchhaltung, Lohnverrechnung, Kostenrechnung oder auch in Markt- und Mitbewerberdaten.

Business Plans bringt viele Vorteile

Abgesehen von der Notwendigkeit der Erstellung eines Business Plans für bestimmte Situationen im Lebenszyklus eines Unternehmens und neben dem Umstand, dass ein Business Plan eine gute Orientierungshilfe für die operative Umsetzung der Strategien und für das Day to Day Business darstellt, bietet er auch allgemein Vorteile, die nachfolgend ausgewählt dargestellt werden:

• Der Business Plan schafft Vertrauen – sowohl für den Unternehmer selbst als auch für Dritte. Die genaue Auseinandersetzung mit dem eigenen Unternehmen kann das Vertrauen auf die eigenen Stärken fördern. Ebenso zeigt sich, dass es der Business Plan Ersteller ernst meint mit seinem Plan und er in der Lage ist, mit der Komplexität des geplanten Vorhabens umzugehen.
• Früherkennungssystem durch den Businessplan. Die systematische Vorgehensweise bei der Business Plan Erstellung hilft auch, Probleme früh zu erkennen. So kann beispielsweise regelmäßig durch einen Business Plan verhindert werden, dass für die geplanten Produkte oder Dienstleistungen dauerhaft nicht kostendeckende Preise verlangt werden. Dies wird auch durch den Finanzplan als Bestandteil des Business Plans sichergestellt, welcher über das Ausmaß der notwendigen Investitionen, die Entwicklung des Cashflows und über die Rentabilität der Projekte Auskunft gibt.
• Ein Business Plan informiert über Finanzierungsbedarf, Finanzierungsabsicht und Finanzierungsdauer. Dies ist sowohl für den Unternehmer selbst von Bedeutung wie auch für potentielle Kapitalgeber.
• Roter Faden durch den Business Plan. Durch die intensive Auseinandersetzung mit der geplanten Geschäftsidee sowie mit dem eigenen Unternehmen gelingt es leichter, selbst einen roten Faden zu finden. Dies führt regelmäßig auch dazu, dass die eigenen Vorstellungen und Ziele Dritten gegenüber überzeugender kommuniziert werden können, was sich wiederum positiv auf mögliche Unterstützer bzw. Kapitalgeber auswirkt.

Welche Bestandteile enthält ein Business Plan?

Der Inhalt des Business Plans ist von der Individualität des Unternehmens bzw. der Geschäftsidee geprägt. Trotzdem gibt es bestimmte Themenbereiche und Strukturen, welche in jedem Business Plan enthalten sein sollten. Zu berücksichtigen ist dabei natürlich, in welchem Lebenszyklusstadium sich das Unternehmen befindet. Hierbei wird zwischen dem zusammenfassenden Business Plan, dem vollständigen Business Plan und dem betriebsfähigen Business Plan unterschieden. Typischerweise gibt ein Business Plan Auskunft über die kurz- und langfristigen Ziele des Unternehmens. Neben der Beschreibung der angebotenen und geplanten Produkte bzw. Dienstleistungen wird auch über die aktuelle bzw. zukünftige Marktsituation (Absatzmöglichkeiten) berichtet. Wesentlich ist überdies eine Darstellung der Vermögenslage, des notwendigen Kapitalbedarfs (Finanzplan) und des Einsatzes der vorhandenen und geplanten Ressourcen. Es ist ebenso darauf zu achten, dass die obligatorische Executive Summary so gestaltet ist, dass sie zum Weiterlesen anregt und ein potentieller Kapitalgeber einen guten Überblick über die wesentlichen Aspekte des Vorhabens erhält.

Aufwand und Wert eines Business Plans

Die Erstellung eines Business Plans ist üblicherweise mit einem hohen zeitlichen Einsatz verbunden. Die Umsetzung der strategischen Ziele in die verschiedenen operativen Schritte ist auch ein Prozess, welcher von Rückkoppelungen gekennzeichnet ist und dazu führen kann, dass bis zur Finalisierung mehrere Korrekturschritte notwendig sind. Trotzdem ist ein Business Plan auch für den Ersteller selbst von unschätzbarem Wert, da kritische Aspekte des geplanten Vorhabens klar und deutlich sichtbar werden und auch durch die genaue Auseinandersetzung mit der eigenen Unternehmenstätigkeit die Umsetzung der Strategie und somit auch das Day to Day Business erleichtert werden.

Mittels Big Data „die Zukunft voraussagen“?

Um Planungsprozesse innerhalb eines Unternehmens zu verbessern, stärker fundierte Unternehmensentscheidungen herbeizuführen sowie ein effektiveres Controlling zu ermöglichen, wird immer öfter die Analyse großer Datenmengen als probate Lösung gesehen. Unter dem Schlagwort „Big Data“ wird dabei typischerweise die Verarbeitung mehrdimensionaler Datenmengen verstanden, um Informationen über Zusammenhänge und Prognosewerte zu erhalten. Ziel ist es also, basierend auf Vergangenheitsdaten Planwerte automatisiert zu prognostizieren, wobei Techniken wie z.B. lineare Regression, Trendfortschreibung, maschinelles Lernen oder fortgeschrittene Data-Mining-Algorithmen zum Einsatz kommen. Technisch ausgedrückt sollen Beziehungen zwischen (mehreren) Einflussfaktoren und Zielgrößen ermittelt werden, um bisher nicht bekannte Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge zu entdecken. Big Data lebt dabei von Daten, welche aus unterschiedlichen Kanälen gewonnen werden – wie etwa durch Internet, Social Media, mobile IT-Anwendungen oder durch den Einsatz von Sensortechnologien in den verschiedenen Lebensbereichen. Der Begriff Big Data ist zumindest durch vier mit dem Buchstaben V beginnende Merkmale gekennzeichnet.

• Volume steht für das zunehmende Datenvolumen,
• Velocity steht für die mitunter in Echtzeit ausgeführte Analyse der Daten,
• Variety bezeichnet die Datenvielfalt im Sinne von strukturierten bis zu unstrukturierten Daten und
• Veracity, das für die Glaubwürdigkeit der Daten steht.

Der Einsatz von Big Data sollte im Endeffekt zu besseren Ergebnissen führen

Nicht zuletzt für die Vorbereitung der Entscheidungsfindung kommt gerade der Controlling-Abteilung die Aufgabe zu, die zweifelsohne im Unternehmen vorhandenen Datenmengen zu analysieren und hilfreiche Prognosewerte abzuleiten. Zumindest zu Beginn stellen sich dabei oftmals Fragen danach, welche Daten überhaupt sinnvoll genutzt werden können und ob die (in vielen Fällen vorliegende) Datenflut mit den bestehenden Analysewerkzeugen bewältigt werden kann. Einen Schritt weiter gedacht könnten durch die richtige Nutzung von Big Data die Wertschöpfungskette im Unternehmen und schließlich seine Wettbewerbsfähigkeit verbessert werden.

Dabei werden oftmals bessere Ergebnisse dann erzielt, wenn Methoden und Techniken verwendet werden, die unter den Fachbegriff „Advanced and Predictive Analytics“ fallen. Man versteht darunter Mittel und Wege im Sinne von Methoden und Techniken, um Vorhersagen von zukünftigen Ereignissen aus großen Datenmengen möglich zu machen. Zukünftige Ergebnisse sollen besser und präziser vorhersehbar sein, wodurch auch eine gezieltere Steuerung der strategischen Risikoposition des Unternehmens machbar wird. Für Advanced and Predictive Analytics können typischerweise eine Vielzahl unterschiedlicher Werkzeuge herangezogen werden und schließlich in die operative Steuerung des Unternehmens einfließen. Idealerweise müssen durch die Werkzeuge folgende Aufgaben abgedeckt werden, um das Optimum aus Big Data herausholen zu können.

• Zwecks Segmentierung werden basierend auf Ähnlichkeiten innerhalb der Datenmenge Gruppen gebildet.
• Mittels Assoziation können gemeinsam auftretende Ereignisse der Häufigkeit nach identifiziert werden.
• Noch keinen Klassen zugehörige Elemente werden Klassen zugeordnet.
• Mittels Regressionsanalyse können Beziehungen zwischen Elementeigenschaften identifiziert werden, um schließlich
• im Sinne einer Prognose zukünftige Werte ableiten zu können.

Praktisch betrachtet können durch den Einsatz von Advanced and Predictive Analytics – beispielsweise gegenüber Kunden – diverse Ziele erreicht werden wie z.B. die Segmentierung und Bewertung von Kunden nach unterschiedlichen Kriterien, die Prognose des Wertes eines Kunden über einen Zeitraum oder Aussagen über das Verhalten von Kunden in Folge von Marketing-Maßnahmen (sogenanntes Uplift-Modeling).

Der unreflektierte Einsatz von Predictive Analytics Methoden birgt jedoch Risiken, welche sich beispielsweise durch die Anwendung ungeeigneter Algorithmen oder durch Fehlinterpretation der Ergebnisse zeigen. Praktische Probleme können sich allerdings bereits dann ergeben, wenn durch Predictive Analytics mehrere Ergebnisse mit variierenden Wahrscheinlichkeiten vorausgesagt werden und sich dann z.B. die Frage stellt, ob besser der Mittelwert oder eine Bandbreite von Ergebnissen zur Interpretation herangezogen werden soll. Ein Grundproblem liegt auch darin, dass die Analyse von Einzeldatensätzen möglicherweise zu besseren Ergebnissen aufgrund der Datenqualität führt, dies allerdings nicht die offensichtlichste Stärke von Big Data im Sinne von aggregierten Informationen darstellt. Generell als herausfordernd zeigt sich die schwierige Implementierung von Advanced Analytics Programmen wie auch das Fehlen von spezifischen Kenntnissen und Fähigkeiten.

Rahmenbedingungen müssen geschaffen werden

Wesentliche Voraussetzungen für den Erfolg von Advanced and Predictive Analytics sind das Verständnis der dahinterliegenden Ideen und Konzepte – es kann dabei nicht schaden, wenn die verantwortlichen Personen über Wissen in den Bereichen Informatik, Mathematik und Statistik für betriebliche Anwendungen verfügen. Neben vorausschauenden Überlegungen dahingehend, welche Anwendungsbereiche es im Unternehmen überhaupt gibt, ist die Unterstützung durch das Top Management bei der Umsetzung unabdingbar.

Einarbeiten von Fenstertagen nach dem Arbeitszeitgesetz

Insbesondere in den Monaten Mai und Dezember möchten viele Arbeitnehmer die „Fenstertage“ zwischen Feiertag und Wochenende „einarbeiten“, um einen längeren Zeitraum freizuhaben, ohne einen zusätzlichen Urlaubstag konsumieren zu müssen. Das Arbeitszeitgesetz (AZG) bietet dafür gewisse Möglichkeiten, mit deren Hilfe Arbeitnehmer flexibler über die Arbeitszeit verfügen können und zugleich auf Arbeitgeberseite zuschlagspflichtige Überstunden vermieden werden; die Überstunden werden gleichsam in Zeitausgleich umgewandelt.

Umverteilung der Normalarbeitszeit

Das AZG sieht vor, dass durch Vereinbarung Fenstertage (d.h. ausschließlich Werktage, die vor oder nach einem Feiertag liegen) eingearbeitet werden können. Grundsätzlich wird dabei die nicht am Fenstertag geleistete Arbeitszeit auf Werktage von höchstens 13 zusammenhängenden, die Ausfallstage einschließenden Wochen, verteilt. Es kommt zu einer Umverteilung der Normalarbeitszeit, da die Arbeitszeit an den Fenstertagen auf andere Arbeitstage aufgeteilt wird. Die Normalarbeitszeit kann an diesen Einarbeitungstagen auf maximal zehn Stunden ausgedehnt werden, daher kommt es bei den Mehrstunden an diesen Tagen auch grundsätzlich zu keinem Überstundenzuschlag.

Einschränkungen sind zu beachten

Der Einarbeitungszeitraum (immer nur zwischen Montag und Samstag) kann vor oder nach den einzuarbeitenden (zusätzlichen freien) Tagen liegen – von dessen Ausmaß ist die maximale tägliche Normalarbeitszeit abhängig. So darf sie dem AZG folgend bei einem Einarbeitungszeitraum von bis zu 13 Wochen, zehn Stunden nicht überschreiten. Bei einem längeren Einarbeitungszeitraum beträgt das Maximum neun Stunden. Für Jugendliche sowie für werdende und stillende Mütter ist das Einarbeiten von Fenstertagen nur eingeschränkt möglich. So beträgt beispielsweise gem. Mutterschutzgesetz die höchstzulässige Gesamtarbeitszeit 9 Stunden pro Tag und 40 Stunden pro Woche.

Besonderheiten gelten auch bei dem Zusammenfallen mit Krankenstand bzw. mit Urlaub. Grundsätzlich gilt, dass der Krankenstand – anders als beim Urlaub – den Zeitausgleich nicht unterbricht. Folglich ist auch ein Fenstertag, an dem der Arbeitnehmer krank war, einzuarbeiten, sofern zu dieser ursprünglich vorgesehenen Einarbeitungszeit (d.h. nach dem eingearbeiteten Tag) wieder Arbeitsfähigkeit vorliegt. Wurde diese Zeit bereits im Vorfeld eingearbeitet und dann der eingearbeitete Tag im Krankenstand verbracht, so wird diese Zeit nicht ersetzt oder finanziell abgegolten. Umgekehrt müssen aber Krankenstands- und Urlaubszeiten, welche einen Tag betreffen, an dem eingearbeitet worden wäre, als Einarbeitungszeit gutgeschrieben werden.